Vuoropalvelujärjestelmät istuvat vaativankin organisaation asiakaspalvelutiloihin tyylikkään ulkoasunsa ansiosta. Järjestelmä toimitetaan pyydettäessä elegantilla puisella päällysteellä tai vaikkapa yrityksenne omilla väreillä ja se on mukailtavissa ja laajennettavissa tarpeitanne vastaavaksi. Lisäksi erityisen huomioitavaa on asiakas- ja palvelupistenäyttöjen tyylikkyys ja laajennettavuus sekä asiakaspalvelijan jononhallintayksikön (kutsuyksikkö) toiminnallisuus, mistä voidaan mm. siirtää asiakkaita omasta jonosta toiseen jonoon.

KEHITTYNEET VUOROPALVELUJÄRJESTELMÄT
Vuoropalvelujärjestelmät, tai kansankielellä jonotusjärjestelmät, ovat perinteisesti olleet staattisia järjestelmiä, joiden toiminto on rajoittunut odottavien asiakkaiden oikeudenmukaiseen palvelemiseen. Vaikka alkuperäinen tarkoitus on hyvä, jää paljon saavuttamatta, sillä oikea järjestelmä tehokkaasti hyödynnettynä antaa nykyään työkalut myös asiakaspalvelun sekä yrityksenhenkilöstöresurssien kehittämiseen ja hallintaan.
Toiminta perustuu järjestelmän keräämään tietoon ja sen pohjalta tehtyihin analyyseihin. Luonnollisesti taustalla on hyvin toimiva perusjärjestelmä, joka voidaan laajentaa ja jota voidaan hyödyntää mm. analyyseihin. Tietyissä tapauksissa riittää pelkkä tavallinen jonotusjärjestelmä, mutta toimittajaa valittaessa on tärkeää pitää huolta, että järjestelmä on tulevaisuudessa mahdollista laajentaa myös asiakasvirtojen analysointiin.

KUTSUNAPPI
Toinen osatekijä järjestelmässä on henkilökunnan käyttämä kutsunappi, jolla kutsutaan seuraava oman palvelualueen asiakas. Nykyään tämä toiminto asennetaan usein suoraan asiakaspalvelijan tietokoneelle, jolloin vältytään erillisiltä kaapeleilta ja mekaanisilta kutsuyksiköiltä. Hiiren painallus riittää kutsumaan seuraavan asiakkaan.

TOIMINNAN TEHOSTAMINEN
Perusjärjestelmä toimii tiedonkerääjänä. Se tallentaa muistiin asiakaskäynnin eri vaiheiden tapahtuma-ajat sekä tapahtuman luonteen. Näitä tietoja hyödyntämällä yritys saa tarvitsemansa tiedot oman toiminnan tehostamiseen ja palvelun parantamiseen. Jonotus on psykologisesti raskasta monelle ihmiselle. Jatkuva oman vuoron puolustus ja keskittyminen jonotukseen lisää stressiä ja vähentää halukkuutta jonottaa palveluntarjoajalle. Kun käytössä on vuoropalvelujärjestelmä, helpotetaan asiakkaan jonotusta. Hän voi vaikka lukea, katsoa TV:tä tai rentoutua. Tietoisuus siitä kuinka monta asiakasta on edellä ja mikä on arvioitu odotusaika, vähentää epätietoisuutta ja asiakas asennoituu oikein. Tutkimusten mukaan jonotus tuntuu jopa seitsemän kertaa pidemmältä kuin todellisuudessa onkaan.

Nemo-Q -järjestelmän eduista on vuoronumeronäytön integroiminen televisioruutuun, jossa pyörii samanaikaisesti esimerkiksi lääketehtaan esittelyvideo. Mikä muu takaisi paremman huomioasteen videolle. Asiakkaan on seurattava ajoittain ruutua, jotta hän tietää milloin oma vuoro on.
Palveluhenkilökunnan kannalta vuoropalvelujärjestelmä vähentää myös heidän paineitaan, sillä asiakkaat odottavat odotustilassa eivätkä palveltavan asiakkaan selän takana. Perusvuoropalvelujärjestelmältä vaaditaan selkeät asiakasnäytöt, jotka ohjaavat asiakkaan oikeaan paikkaan oikeaan aikaan. Oikein sijoitettuna niiden tulee näkyä selvästi odotustilaan.

TIEDON KERÄÄJÄ
Nemo-Q vuoropalvelujärjestelmä kerää huiman määrän tietoa ja mahdollistaa oman toiminnan kehittämisen sekä resurssien oikean allokoinnin. Tilastointiohjelmasta saadaan tietoa asiakkaan odotusajoista sekä palveluajoista palvelualueittain ja palvelupisteittäin. Tilastoja tutkimalla saadaan selville elintärkeää tietoa, jota voidaan hyödyntää mm. laadunvalvonnassa ja oman toiminnan kehittämisessä. Esimerkiksi, jos tavoitteeksi on asetettu alle 10 minuutin odotusaika, voidaan tämän tavoitteen saavuttamista seurata tarkasti. Tietokantaan kerätyn tiedon perusteella voidaan myös simuloida mitä toimia vaaditaan, jotta tavoitteeseen päästään. Toimenpiteitä voi esimerkiksi olla yhden lisäpalvelupisteen avaaminen klo 11.00 ja 13.00 välillä, jolloin asiakkaita tulee poikkeuksellisen paljon lounasaikana. Tiedot ovat elintärkeitä, kun etsitään tietoa palvelun parantamiseen ja oman toiminnan tehokkuuden optimoimiseen. Se lisää läpinäkyvyyttä asiakasvirtoihin sekä palvelutapahtumaan.

LUOTETTAVUUTTA
Solotop Oy on markkinoiden johtavan Nemo-Q vuoropalvelujärjestelmävalmistajan edustaja yksinoikeudella Suomessa jo vuosien takaa. Asiakkaitamme ovat mm. Aktia, Diacor, KELA, Sampo/Leonia, Nordea, Suomen Posti, Tullilaitos, VR ja Yliopiston Apteekki vain muutama nimetäksemme. Nemo- Q on luonut maineensa luotettavalla tekniikallaan ja tyylikkäällä muotoilullaan. Erityistä kiitosta asiakkaittemme keskuudessa ovat saaneet järjestelmän tietokoneelle tuottamat tilastot odotus ja palveluajoista.
Järjestelmän avulla voidaan mm. simuloida palvelupisteiden henkilökunnan optimaalista määrää tiettyinä ajankohtina. Nemo- Q vuoropalvelujärjestelmästä on lukuisia etuja. Koko maan kattava huoltoverkostomme takaa palvelun asennuksesta huoltoon. Kerromme mielellämme lisää Nemo-Q:sta ja räätälöimme juuri teidän toimintaanne ja budjettiinne sopivan ratkaisun.

Ota yhteys projektimyyntiimme tai lähimpään toimipisteeseemme niin kerromme lisää.

Tutustu Nemo-Q:n kotisivuilla lähemmin ratkaisuun ja komponentteihin